Stel je voor: je rolt een groot (communicatie) project uit met ambitieuze doelen, maar aan het einde blijkt dat jouw team en je bestuurder een hele andere uitkomst hadden verwacht. Gevolg: ongemakkelijke gesprekken, ontevredenheid of zelfs wantrouwen en worst case: ontslag van jou of je goede medewerker. Ander voorbeeld: je introduceert een nieuw product met een campagne, je websitebezoek vliegt omhoog maar de aangeschreven klanten kopen het niet en ze kopen daardoor ook niet meer hun vertrouwde producten…
Dit soort situaties lijken op het eerste gezicht problemen van strategie of product. Maar… vaak is de kern een communicatieprobleem. Verwachtingen zijn niet afgestemd, signalen zijn gemist en boodschappen zijn verkeerd begrepen. Laat ik wat verder ingaan op het voorbeeld van de verkeerde verwachtingen. Hoogstwaarschijnlijk heb je veel tijd besteed aan het project, heb je het werk op operationeel niveau duidelijk gemaakt aan het team. Je houdt je management procesmatig op de hoogte. Ja, je hebt iedereen geïnformeerd. Maar, zijn ze echt betrokken door jou? Dat antwoord is helaas ‘nee’. Informeren is iets anders dan betrekken of activeren.
Waarom wordt er niet zo snel gedacht aan communicatie?
Dat kan aan meerdere factoren liggen waarvan de basis ligt in het prachtige vak psychologie. Ik noem er hier een paar maar er zijn er nog veel meer. Communicatieproblemen lijken vaak onzichtbaar omdat we aannemen dat onze boodschap duidelijk is. Terwijl in werkelijkheid nuances verloren gaan, zowel bij de zender als bij de ontvanger. Ook richten wij ons bij problemen eerder op tastbare zaken zoals systemen of plannen, mede door confirmation bias. Bovendien wordt communicatie vaak als vanzelfsprekend beschouwd. Terwijl het echt een kunst is en cruciaal om processen soepel te laten verlopen. Dan hebben we nog de invloed van groepsdynamiek en sociale normen, bijvoorbeeld misverstanden niet benoemen. Het resultaat? Kleine ruis groeit uit tot grote obstakels en verder…
Symptomen herkennen voordat het escaleert
Dit zijn 4 veelvoorkomende symptomen waardoor je weet dat je aan communicatie moet werken:
- Teams die langs elkaar heen werken.
- Besluiten die niet worden begrepen of gedragen.
- Klachten van klanten over slechte informatie of trage reacties.
- Onverwachte weerstand tegen veranderingen.
Je kan zelf al kleine veranderingen aanbrengen door:
- Regelmatig check-ins te organiseren met je team om de onderlinge communicatie te verbeteren.
- Een open cultuur te stimuleren waarin feedback welkom is. Dit doe je door het goede voorbeeld te geven.
- Zie het als jouw taak dat iedereen snapt wat doelstellingen en verwachtingen zijn en hoe dit ingevuld moet worden. Om dat te checken, stel je open vragen.
Soms ben je zelf onderdeel van het probleem
En dan kan een frisse, onafhankelijke blik nodig zijn om het echte probleem op tafel te krijgen en op te lossen. Ik heb een rugzak vol werkvormen om knelpunten boven tafel te krijgen, processen te verbeteren en teams te begeleiden naar een effectieve samenwerking.
Communicatie is de ruggengraat van iedere organisatie. Door communicatieproblemen tijdig te herkennen en aan te pakken, voorkom je dat kleine misverstanden uitgroeien tot grote obstakels. Wil je weten hoe jouw organisatie er communicatief voor staat? Laten we er samen naar kijken!